Почта России отмечает повышение спроса на услугу цифровизации заказных писем. Несмотря на то, что сфера услуг идет в сторону цифровизации, юридическая сторона многих вопросов все еще ассоциируется с подписанием бумажных документов и отправкой бумажных писем. За последние несколько лет Почта России доказала, что этот стереотип не вечен, начав переводить заказные письма в электронный формат с сохранением их специфики – подтверждения отправки и получения письма. 

Главный атрибут заказного письма – юридическая значимость подтверждения его получения. Многие сталкивались с этим видом отправлений в лице штрафов ГИБДД, повесток, постановлений, писем из налоговой и других документов. Часть этих писем уже перешла в «цифру», и их становится все больше. Так что получать важные документы теперь можно в любое время и в любом месте. Для этого надо зарегистрироваться на сайте или в мобильном приложении Почты России. Каждое электронное отправление сопровождается СМС-сообщением или письмом на e-mail. Очевидный плюс диджитализации этой услуги, кроме отсутствия необходимости получать письма в отделении почты, – в электронном виде документ не потеряется. Сохранится и его юридический статус. Значит, при необходимости, в будущем на него можно будет сослаться. Не влияет на доставку заказных писем и смена места жительства. 

Электронные заказные письма доставляются моментально и, что немаловажно, безопасно – по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованиями федерального закона «О персональных данных». Значительно упрощен и процесс отправки: если раньше необходимо было самостоятельно распечатать, подготовить и принести почту в отделение, то сейчас все можно сделать, не выходя из-за стола. Письмо в формате PDF или XML необходимо загрузить в информационную систему «Электронная почтовая система», которая автоматически проверит, подключил ли адресат возможность получения электронных заказных писем. Если да – документ отправляется в его личный кабинет, вместе с СМС или e-mail оповещением. Как только письмо будет открыто – электронное уведомление об этом получит и отправитель. И если в «классическом», бумажном виде получение юридически значимого уведомления оплачивается отдельно, то в цифровом варианте оно включено в стоимость услуги. Единственное, что необходимо отправителю – наличие электронной подписи. 

Если же адресат пока не согласился получать заказные письма в электронном виде, для отправителя процесс остается тем же: загруженный в систему документ будет распечатан, упакован в конверт и отправлен получателю. Процесс полностью автоматизирован и конфиденциален – доступа к информации у сотрудников почты нет.